38. 记录咨询会话

38 记录咨询会话

我们像许多咨询师一样，觉得与咨询相关的行政和文书工作是一项繁琐的任务。然而，保持详细和最新的咨询记录是非常有益的。理想情况下，应在咨询结束后立即撰写报告，以便在所有相关信息仍然新鲜时完成，防止其他信息的干扰。

在当今社会，我们可以使用语音识别软件直接在计算机上输入或口述记录。或者，我们可以在打印的表格或卡片上手写记录。如果记录是电子化的，需要采取足够的安全措施来保护保密性。同样，手写记录需要存放在安全的地方（见第40章）。

识别寻求帮助的人

寻求帮助的人的记录需要明确标识，以避免混淆，因为在大型机构中，找到同名的人并不罕见。标识可能包括：

• 姓氏（姓）
• 其他名字
• 出生日期（如果已知）
• 地址
• 联系电话号码

如果手写记录，最好在记录的每一页上标注该人的全名，以尽量减少页面意外放入错误文件的可能性。

寻求帮助的人的额外人口统计信息

通常，当信息可用时，记录可能包括以下内容：

• 婚姻状况
• 伴侣或配偶的姓名
• 子女的姓名和年龄
• 推荐来源

每次咨询的笔记

每次咨询的笔记可能包括：

1. 咨询日期
2. 求助者提供的事实信息
3. 求助者的问题、议题或困境的细节
4. 咨询过程中发生的事情的记录
5. 咨询结果的记录
6. 咨询师使用的干预措施的记录
7. 确定的任何目标的记录
8. 求助者和咨询师之间任何协议的记录
9. 后续会谈需要考虑的事项的记录
10. 咨询师与求助者及咨询过程相关的感觉的记录
11. 咨询师的签名或缩写

我们将根据上述标题更详细地描述笔记的内容。尽管这些标题分别讨论，但实际上，笔记往往是连贯的，因为标题之间有重叠。手写笔记需要清晰可读，以便如果求助者因某种原因转到另一位咨询师，笔记可以轻松阅读，前提是得到求助者的许可。

咨询日期

这一标题不言自明。在回顾进展时，知道咨询的日期非常有用。

求助者提供的事实信息

在咨询过程中，求助者可能会透露一些事实信息，这些信息在后续的咨询中可能很有用。有时，一些小的事实可能在求助者的脑海中留下深刻印象，如果记住这些事实，可以为咨询师提供更清晰的视角。咨询师笔记中可能包括的内容有：

• 她已经结婚13年，在这段时间里她曾两次离开丈夫，一次是两年前，持续两周；第二次是六个月前，持续了一段未具体说明的时间。她拥有相当可观的经济资源，缺乏社会支持系统，几年前有过一段婚外情，并一直对丈夫隐瞒这件事。

求助者的问题、议题或困境的细节

保持记录简短，以便在需要时可以快速阅读。这部分记录可能是：

• 玛丽怀疑她的丈夫可能与其他女人有性关系，害怕问丈夫是否如此，对他的态度感到困惑。她无法决定是否有勇气质问他，现在就离开他，还是继续维持这段她认为不满意的关系。她不愿意考虑与丈夫进行关系咨询。

寻求帮助

在咨询过程中，寻求帮助的人可能会透露一些事实信息，这些信息在后续的咨询中可能非常有用。有时候，一些小的事实，如果被记住，可以为咨询师提供更清晰的了解。例如，包含在咨询师笔记中的一些信息可能是： 她已经结婚13年，在此期间曾两次离开丈夫，第一次是两年前，持续了两周；第二次是六个月前，持续了较长时间但未具体说明。她拥有相当可观的财务资源，但缺乏社会支持系统。几年前，她曾有过一段婚外情，一直对丈夫保密。

求助者的问题、议题或困境的详细情况

保持记录简短，以便在需要时可以快速阅读。这部分记录可以是： 玛丽怀疑她的丈夫可能与其他女人有性关系，害怕问丈夫是否如此，对自己的态度感到困惑。她无法决定是否有勇气直接质问他，现在就离开他，还是继续维持这段让她感到不满意的关系。她不愿意考虑与丈夫一起进行关系咨询。

会谈期间发生的过程的记录

过程独立于所呈现的事实和求助者的问题，关注的是咨询过程中特别是人际互动中发生了什么。例如：

• 他最初很难自由交谈，但随着咨询关系的发展，他能够探索自己的困惑并审视自己的选择。
• 尽管他无法决定选择哪个选项，但他似乎对自己的情况有了更清晰的认识感到满意。

咨询会谈结果的记录

结果可能是做出了决定，或者是求助者仍然陷入困境，或者是识别了一个难题。或者，结果可以用求助者在会谈结束时的感受来描述。例如：

• 她决定直接质问她的丈夫。
• 她离开时感到悲伤但坚定。
• 她说她现在能看清楚事情了。

咨询师使用的干预措施的记录

这一部分的记录旨在提醒咨询师使用了哪些特定的干预措施。例如，记录可能包括：

• 教授放松技巧
• 指导使用自信陈述
• 讨论愤怒控制图表

确定的任何目标的记录

这些目标可能是求助者在外界要实现的目标，也可能是咨询过程中的目标。例如：

• 他想学会更加自信
• 她希望通过咨询过程理清自己的困惑，并对婚姻做出决定
• 她想通过冒险来试验

求助者和咨询师之间的任何协议的记录

记住与求助者达成的任何协议非常重要。这些协议可能涉及未来的咨询会谈，例如：

• 她同意每隔两周来一次咨询，进行三次咨询后评估进展。
• 双方同意咨询会谈用于探讨他与异性之间的关系。
• 我同意在下一次会谈中教授放松技巧。

后续会谈需要考虑的事项的记录

通常，在咨询会谈的最后几分钟，求助者会提出一个引起痛苦且难以谈论的重要事项。如果在记录中注明这一点，那么咨询师可以在下次会谈开始时提醒求助者，如果他们愿意，可以处理这个问题。有时，作为咨询师，你可能在会谈结束时意识到求助者的情况需要进一步探讨。做一个笔记作为提醒可能会很有用。

咨询师对求助者和咨询过程的感受的记录

这些记录有助于咨询师避免在未来的咨询中让自己的感受不当干扰咨询过程。这些记录在咨询师的督导中非常有价值，也有助于他们提高对咨询过程的理解。例如：

• 当他（求助者）不断责怪他人并且不为自己的行为负责时，我感到愤怒。

咨询师的签名或姓名首字母

通过在个案笔记上签名或签首字母，咨询师对其所写内容承担责任。在许多机构中，咨询师与其他咨询团队成员一起工作。在这样的机构中，随着时间的推移，可能会有多位咨询师接待同一位求助者。此外，求助者可能在某位咨询师离职后再次回到机构寻求进一步的咨询。在这种情况下，如果求助者的咨询历史可供查阅，对求助者来说是有帮助的，前提是在正常的保密限制内。

正如前面所述，撰写咨询记录可能是一项繁琐的工作。然而，勤勉记录的咨询师很快会意识到其优点。如果咨询师在每次与求助者见面之前阅读之前的咨询记录，未来咨询会谈的效果可能会得到改善。通过这样做，咨询师可以从一开始就“进入状态”，不会浪费时间在不必要的重复上。

显然，如果记录要最大限度地发挥作用，它们必须详细、准确且清晰可读。然而，在撰写记录时，需要注意保密问题（见第40章），以及法律系统可能要求将这些记录提交给法庭的可能性。此外，在撰写记录时，要考虑求助者日后可能要求查阅这些记录。显然，求助者有权在希望的情况下阅读自己的记录。

学习总结

理想情况下，报告应在咨询会谈后立即撰写。记录应包括：

• 日期
• 事实信息和求助者问题的详细情况
• 有关会谈过程和结果的笔记
• 有关使用干预措施、设定目标、达成协议及未来需考虑事项的笔记
• 有关咨询师自身感受的笔记

撰写记录可能显得繁琐，但勤勉记录的咨询师很快会意识到其优点。

进一步阅读

Bor, R. & Watts, M. 2010, The Trainee Handbook: A Guide for Counselling & Psychotherapy Trainees, 3rd edn, SAGE, London.

本章知识点阐述

进一步阐述知识点

38 保持咨询记录

1. 行政和文书工作的必要性

• 繁琐但重要：虽然与咨询相关的行政和文书工作可能是一项繁琐的任务，但保持详细和最新的咨询记录是非常有益的。
• 及时记录：理想情况下，应在咨询结束后立即撰写报告，以便在所有相关信息仍然新鲜时完成，防止其他信息的干扰。

2. 记录的形式

• 电子记录：在当今社会，我们可以使用语音识别软件直接在计算机上输入或口述记录。电子记录便于管理和检索，但需要采取足够的安全措施来保护保密性。
• 手写记录：也可以在打印的表格或卡片上手写记录。手写记录需要存放在安全的地方，以确保保密性。

3. 识别寻求帮助的人

• 明确标识：寻求帮助的人的记录需要明确标识，以避免混淆。特别是在大型机构中，找到同名的人并不罕见。
• 标识内容：
  • 姓氏（姓）
  • 其他名字
  • 出生日期（如果已知）
  • 地址
  • 联系电话号码
• 标注全名：如果手写记录，最好在记录的每一页上标注该人的全名，以尽量减少页面意外放入错误文件的可能性。

4. 寻求帮助的人的额外人口统计信息

• 详细信息：当信息可用时，记录可能包括以下内容：
  • 婚姻状况
  • 伴侣或配偶的姓名
  • 子女的姓名和年龄
  • 推荐来源
• 全面了解：这些额外的人口统计信息有助于咨询师全面了解求助者的情况，从而更好地提供个性化的咨询支持。

总结

保持详细和最新的咨询记录对于咨询工作的顺利进行非常重要。及时记录可以确保信息的准确性和完整性，而电子记录和手写记录各有优缺点，需要根据实际情况选择合适的方式。明确标识求助者的信息可以避免混淆，而额外的人口统计信息则有助于咨询师全面了解求助者的情况，提供更好的咨询支持。

进一步阐述知识点

每次咨询的笔记

1. 笔记内容

每次咨询的笔记可能包括以下内容：

1. 会谈日期

   • 重要性：记录会谈日期是为了方便回顾和跟踪咨询进展。在回顾一段时间内的进展时，知道每次咨询的具体日期非常有用。

2. 求助者提供的事实信息

   • 内容：记录求助者提供的具体事实信息，如个人背景、生活经历等。
   • 目的：这些信息有助于咨询师全面了解求助者的情况，为后续咨询提供依据。

3. 求助者的问题、议题或困境的详细情况

   • 内容：详细记录求助者提到的问题、议题或困境，包括具体的症状、感受和行为表现。
   • 目的：这些信息有助于咨询师深入了解求助者的问题，制定有效的干预计划。

4. 会谈期间发生的过程的记录

   • 内容：记录咨询过程中发生的互动、对话和事件。
   • 目的：这些记录有助于评估咨询过程的有效性，为后续咨询提供参考。

5. 咨询会谈结果的记录

   • 内容：记录咨询会谈的主要成果，如求助者的进步、达成的共识等。
   • 目的：这些记录有助于评估咨询效果，为后续咨询提供方向。

6. 咨询师使用的干预措施的记录

   • 内容：记录咨询师在咨询过程中使用的技术、方法和策略。
   • 目的：这些记录有助于评估干预措施的有效性，为后续咨询提供改进的依据。

7. 确定的任何目标的记录

   • 内容：记录咨询过程中确定的短期和长期目标。
   • 目的：这些目标有助于指导咨询过程，确保咨询方向明确。

8. 求助者和咨询师之间的任何协议的记录

   • 内容：记录求助者和咨询师之间达成的任何协议，如下次会谈的时间、任务等。
   • 目的：这些协议有助于确保咨询过程的顺利进行，增强求助者的参与感。

9. 后续会谈需要考虑的事项的记录

   • 内容：记录需要在后续会谈中继续讨论或解决的事项。
   • 目的：这些记录有助于确保咨询过程的连续性，避免遗漏重要问题。

10. 咨询师对求助者和咨询过程的感受的记录

    • 内容：记录咨询师对求助者和咨询过程的感受，如情感反应、思考等。
    • 目的：这些记录有助于咨询师自我反思，提升咨询技能。

11. 咨询师的签名或姓名首字母

    • 内容：记录咨询师的签名或姓名首字母。
    • 目的：确保记录的责任归属明确，便于管理和审核。

2. 笔记的连贯性和可读性

• 连贯性：尽管笔记内容按不同标题分类，但实际记录时，内容往往会因标题重叠而连贯。因此，记录时应注意逻辑性和连贯性。
• 可读性：手写笔记需要清晰可读，以便如果求助者因某种原因转到另一位咨询师，笔记可以轻松阅读，前提是获得求助者的许可。

总结

保持详细和系统的咨询笔记对于咨询工作的顺利进行至关重要。这些笔记不仅有助于咨询师全面了解求助者的情况，还为后续咨询提供了重要的参考依据。记录时应注重连贯性和可读性，确保信息的准确性和完整性。

进一步阐述知识点

寻求帮助

1. 事实信息的重要性

• 记录事实：在咨询过程中，求助者可能会透露一些事实信息，这些信息在后续的咨询中非常有用。例如，包含在咨询师笔记中的一些信息可能是：

  • 婚姻情况：她已经结婚13年，在此期间曾两次离开丈夫，第一次是两年前，持续了两周；第二次是六个月前，持续了较长时间但未具体说明。
  • 经济状况：她拥有相当可观的财务资源。
  • 社会支持：她缺乏社会支持系统。
  • 个人历史：几年前，她曾有过一段婚外情，一直对丈夫保密。

• 详细记录：这些事实信息有助于咨询师全面了解求助者的生活背景和当前状况，为后续的咨询提供重要的参考依据。

2. 问题、议题或困境的详细情况

• 简洁明了：保持记录简短，以便在需要时可以快速阅读。这部分记录可以是：

  • 疑虑和恐惧：玛丽怀疑她的丈夫可能与其他女人有性关系，害怕问丈夫是否如此，对自己的态度感到困惑。
  • 决策困难：她无法决定是否有勇气直接质问他，现在就离开他，还是继续维持这段让她感到不满意的关系。
  • 拒绝建议：她不愿意考虑与丈夫一起进行关系咨询。

• 具体描述：记录求助者的问题、议题或困境时，应具体描述他们的感受、想法和行为，以便咨询师更好地理解求助者的内心世界，制定有效的干预措施。

3. 记录的目的

• 回顾和评估：详细的记录有助于咨询师回顾和评估咨询过程，确保咨询的有效性和连贯性。
• 制定计划：记录中的信息可以为制定个性化的咨询计划提供依据，帮助咨询师更好地支持求助者解决问题。

总结

保持详细和系统的咨询记录对于咨询工作的顺利进行至关重要。记录求助者提供的事实信息和他们的问题、议题或困境，有助于咨询师全面了解求助者的情况，为后续咨询提供重要的参考依据。记录时应注重简洁明了，确保信息的准确性和完整性。

进一步阐述知识点

会谈期间发生的过程的记录

1. 记录内容

• 独立性：过程记录独立于所呈现的事实和求助者的问题，关注的是咨询过程中特别是人际互动中发生了什么。
• 具体示例：
  • 他最初很难自由交谈，但随着咨询关系的发展，他能够探索自己的困惑并审视自己的选择。
  • 尽管他无法决定选择哪个选项，但他似乎对自己的情况有了更清晰的认识感到满意。

2. 记录目的

• 评估互动：这些记录有助于评估咨询过程中的人际互动，了解求助者的心理变化和情感发展。
• 指导后续：记录过程中的变化和发展，为后续咨询提供指导和参考。

咨询会谈结果的记录

1. 记录内容

• 结果类型：结果可能是做出了决定，或者是求助者仍然陷入困境，或者是识别了一个难题。或者，结果可以用求助者在会谈结束时的感受来描述。
• 具体示例：
  • 她决定直接质问她的丈夫。
  • 她离开时感到悲伤但坚定。
  • 她说她现在能看清楚事情了。

2. 记录目的

• 评估效果：这些记录有助于评估咨询的效果，了解求助者在咨询过程中的进展和变化。
• 制定计划：根据结果记录，咨询师可以制定下一步的咨询计划，确保咨询的连贯性和有效性。

咨询师使用的干预措施的记录

1. 记录内容

• 干预措施：这一部分的记录旨在提醒咨询师使用了哪些特定的干预措施。
• 具体示例：
  • 教授放松技巧
  • 指导使用自信陈述
  • 讨论愤怒控制图表

2. 记录目的

• 回顾和评估：这些记录有助于咨询师回顾和评估所使用的干预措施的有效性，为后续咨询提供改进的依据。
• 培训和学习：记录干预措施也有助于咨询师的自我培训和学习，提升专业技能。

确定的任何目标的记录

1. 记录内容

• 目标类型：这些目标可能是求助者在外界要实现的目标，也可能是咨询过程中的目标。
• 具体示例：
  • 他想学会更加自信
  • 她希望通过咨询过程理清自己的困惑，并对婚姻做出决定
  • 她想通过冒险来试验

2. 记录目的

• 指导行动：这些目标记录有助于指导求助者的行动，明确咨询的方向和重点。
• 评估进展：记录目标的实现情况，有助于评估咨询的进展和效果，确保咨询目标的达成。

总结

保持详细和系统的咨询记录对于咨询工作的顺利进行至关重要。记录会谈期间发生的过程、咨询会谈的结果、咨询师使用的干预措施以及确定的任何目标，有助于咨询师全面了解求助者的情况，评估咨询的效果，制定有效的咨询计划。记录时应注重具体、清晰，确保信息的准确性和完整性。

进一步阐述知识点

求助者和咨询师之间的任何协议的记录

1. 记录内容

• 协议类型：这些协议可能涉及未来的咨询会谈，例如：
  • 她同意每隔两周来一次咨询，进行三次咨询后评估进展。
  • 双方同意咨询会谈用于探讨他与异性之间的关系。
  • 我同意在下一次会谈中教授放松技巧。

2. 记录目的

• 确保承诺：这些记录有助于确保双方遵守约定，保持咨询的连贯性和有效性。
• 明确目标：记录协议内容可以明确咨询的目标和计划，帮助咨询师和求助者共同推进咨询进程。

后续会谈需要考虑的事项的记录

1. 记录内容

• 重要事项：通常，在咨询会谈的最后几分钟，求助者会提出一个引起痛苦且难以谈论的重要事项。如果在记录中注明这一点，那么咨询师可以在下次会谈开始时提醒求助者，如果他们愿意，可以处理这个问题。
• 进一步探讨：有时，作为咨询师，你可能在会谈结束时意识到求助者的情况需要进一步探讨。做一个笔记作为提醒可能会很有用。

2. 记录目的

• 延续性：这些记录有助于确保咨询的延续性，确保重要事项在后续会谈中得到处理。
• 全面了解：记录需要进一步探讨的事项有助于咨询师全面了解求助者的情况，制定更有效的干预措施。

咨询师对求助者和咨询过程的感受的记录

1. 记录内容

• 感受记录：这些记录有助于咨询师避免在未来的咨询中让自己的感受不当干扰咨询过程。这些记录在咨询师的督导中非常有价值，也有助于他们提高对咨询过程的理解。例如：
  • 当他（求助者）不断责怪他人并且不为自己的行为负责时，我感到愤怒。

2. 记录目的

• 自我反思：这些记录有助于咨询师进行自我反思，避免个人情绪影响咨询效果。
• 专业成长：记录咨询师的感受有助于他们在督导中获得反馈，促进专业成长和技能提升。

总结

保持详细和系统的咨询记录对于咨询工作的顺利进行至关重要。记录求助者和咨询师之间的任何协议、后续会谈需要考虑的事项以及咨询师对求助者和咨询过程的感受，有助于确保咨询的连贯性和有效性，帮助咨询师全面了解求助者的情况，制定有效的干预措施。记录时应注重具体、清晰，确保信息的准确性和完整性。

进一步阐述知识点

咨询师的签名或姓名首字母

1. 承担责任

• 签名或首字母：通过在个案笔记上签名或签姓名首字母，咨询师对其所写内容承担责任。这不仅是对求助者的负责，也是对自己工作的负责。
• 团队合作：在许多机构中，咨询师与其他咨询团队成员合作。因此，记录的准确性和详细性对于团队协作非常重要。

2. 咨询历史的可用性

• 多咨询师接待：在某些情况下，可能有不止一位咨询师接待同一求助者。咨询历史的记录有助于新咨询师快速了解求助者的情况。
• 求助者回归：某位咨询师离职后，求助者可能还会回到机构接受进一步的咨询。在这种情况下，咨询历史的记录对新咨询师非常有帮助。

3. 保密和法律问题

• 保密规定：记录需遵守正常的保密规定，确保求助者的隐私不受侵犯。
• 法律需求：需要注意法律系统可能要求将这些记录提交给法院，因此记录内容应谨慎书写，确保合法合规。

4. 记录的详细性和准确性

• 详细记录：记录需要详细、准确且易于阅读，才能最大限度地发挥作用。这有助于咨询师在后续咨询中更好地了解求助者的情况。
• 避免重复：通过阅读之前的记录，咨询师可以从访谈一开始就“进入状态”，避免浪费时间在不必要的重复上。

学习总结

1. 报告撰写时间

• 立即撰写：理想情况下，报告应在咨询会谈结束后立即撰写。这样可以确保信息的新鲜度和准确性。

2. 记录内容

• 日期：记录每次咨询的日期，有助于回顾和跟踪咨询进展。
• 事实信息和问题详细情况：记录求助者提供的事实信息和问题的详细情况，有助于全面了解求助者的情况。
• 会谈过程和结果：记录会谈期间发生的过程和结果，有助于评估咨询的效果。
• 干预措施、目标、协议和未来事项：记录咨询师使用的干预措施、设定的目标、达成的协议以及未来需要考虑的事项，有助于制定有效的咨询计划。
• 咨询师感受：记录咨询师自身的感受，有助于自我反思和专业成长。

3. 记录的优势

• 提高效率：认真记录的咨询师很快就会意识到其优势，未来咨询会谈的效果可能会得到改善。
• 避免重复：通过阅读之前的记录，咨询师可以从访谈一开始就“进入状态”，避免浪费时间在不必要的重复上。

进一步阅读

1. 《实习生手册：咨询与心理治疗实习生指南》

• 作者：R. Bor 和 M. Watts
• 版本：第3版
• 出版社：SAGE
• 出版地：伦敦

这本书为咨询和心理治疗的实习生提供了全面的指导，涵盖了从理论到实践的各个方面，是咨询师成长的重要参考资料。

38 Keeping records of counselling sessions We, like many counsellors, find the administrative and clerical duties associated with counselling a chore. However, it pays to keep detailed and up-to-date records on each counselling session. Ideally, report writing should be done immediately after the counselling session, while all the relevant information is fresh in the counsellor’s mind, and before other inputs have had time to intrude. In today’s society we can either type or dictate records using speech recognition software directly into a computer. Alternatively, we can keep handwritten records on printed forms or cards. Where records are computerised, adequate security measures are required to protect confidentiality. Similarly, handwritten records need to he kept in secure locations (see Chapter 40). IDENTIFYING THE PERSON SEEKING HELP Records of people seeking help need to he clearly identified so that there can be no confusion, because in large agencies it is not unusual to find two people with the same name. Identifiers might include: • family name (surname) • other names • date of birth (if known) • address • contact phone numbers. Where handwritten records are kept, it can be an advantage to label each page of the record with the person’s full name so that the possibility of pages being inadvertently placed in the wrong file is minimised. ADDITIONAL DEMOGRAPHIC INFORMATION ABOUT THE PERSON SEEKING HELP Commonly, when the information is available, records may include any of the following: • marital status • name of partner or spouse • names and ages of children • referral source.

NOTES ABOUT EACH COUNSELLING SESSION The notes for each counselling session may include: 1 date of the session 2 factual information given by the person 3 details of the person’s problems, issues or dilemmas 4 notes on the process that occurred during the session 5 notes on the outcome of the counselling session 6 notes on interventions used by the counsellor 7 notes on any goals identified 8 notes on any contract between the person and the counsellor 9 notes on matters to be considered at subsequent sessions 10 notes on the counsellor’s own feelings relating to the person and the counselling process 11 the counsellor’s initials or signature. We will now describe the content of the notes in more detail under the headings listed above. However, although these headings are discussed individually, in practice, notes often How together as the headings overlap. Handwritten notes need to be legible so that if a person transfers to another counsellor for some reason, notes can easily be read, with the person’s permission. DATE OF THE SESSION This heading is self-explanatory, When reviewing progress over time, it’s very useful to know the dates of counselling sessions. FACTUAL INFORMATION GIVEN BY THE PERSON SEEKING HELP During a counselling session the person seeking help is likely to divulge factual information, which may be useful in subsequent sessions. Sometimes small facts, person’s mind, or could, if remembered, provide the counsellor with a clearer included in a counsellor’s notes could be: She has been married for 13 years and during that time left her husband twice, once two years ago for a period of two weeks, and secondly six months ago for a longer unspecified period. She has considerable financial resources, Lacks a social support system, had an affair some years ago and has kept this a secret from her husband. DETAILS OF THE PERSON'S PROBLEMS, ISSUES OR DILEMMAS Keep the record brief, so that it can be read quickly when required this part of the record would be: Mary suspects that her husband may be sexually involved with another woman, is afraid to ask her husband whether this is so, and is confused about her attitudes to him. She can't decide whether to pluck up courage and confront him, to leave him now or to continue in what she experiences as an unsatisfactory relationship with him. She is not willing to consider relationship counselling with her husband.

NOTES ON THE PROCESS THAT OCCURRED DURING THE SESSION t he process is independent of the facts presented and of the person’s issues, and is concerned with what occurred during the counselling session, particularly in the person-to-person counselling interaction. For example: He initially had difficulty talking freely, but as the counselling relationship developed he was able to explore his confusion and look at his options. Although he was unable to decide which option to pursue, he seemed pleased by his ability to see his situation more clearly. NOTES ON THE OUTCOME OF THE COUNSELLING SESSION The outcome could be that a decision was made, or that the person remained stuck or that a dilemma was identified. Alternatively, the outcome might be described in terms of the person’s feelings at the end of the session. Examples of notes under this heading are: She decided to confront her husband. She left feeling sad and determined. She said that she could now see things clearly. NOTES ON INTERVENTIONS USED BY THE COUNSELLOR Notes under this section are intended to remind the counsellor of particular interventions used. For example, the notes might say: Taught relaxation. Coached in the use of assertive statements. Discussed the anger control chart. NOTES ON ANY GOALS IDENTIFIED These may be goals for the person to achieve in the world outside, or in counselling, for example: He wants to learn to be more assertive. She wants to use the counselling process to sort out her confusion and make a decision regarding her marriage. She wants to experiment by taking risks.

NOTES ON ANY CONTRACT BETWEEN THE PERSON AND THE COUNSELLOR It is important to remember any agreements that are made with the person seeking help. These may be with regard to future counselling sessions, for example: She contracted to come for counselling at fortnightly intervals for three sessions and then review progress. It was agreed that counselling sessions would be used to explore his relationships with the opposite sex. I contracted to teach relaxation during the next session. NOTES ON MATTERS TO BE CONSIDERED AT SUBSEQUENT SESSIONS Often during the last few minutes of a counselling session a person will bring up an important matter that is causing pain and is difficult to talk about. If this is noted in the record, then the counsellor can remind the person at the start of the next session, enabling them to deal with the issue in question, if they wish. Sometimes, as a counsellor, you will realise at the end of a session that aspects of a person s situation need further exploration. It can be useful to make a note as a reminder. NOTES ON THE COUNSELLOR'S OWN FEELINGS RELATING TO THE PERSON AND THE COUNSELLING PROCESS These are required to help the counsellor avoid letting their own feelings inappropriately interfere with the counselling process in future sessions. Such notes can be invaluable in the counsellor's own supervision, and may be useful in helping them to improve their understanding of the counselling process. An example is: I felt angry when he (the person seeking help) continually blamed others and failed to accept responsibility for his own actions. THE COUNSELLOR'S INITIALS OR SIGNATURE By initialling or signing case notes, a counsellor takes responsibility for what is written in them. In many agencies, counsellors work together with other counselling team members. In such agencies, over a period of time more than one counsellor may see a particular person. Also, a person may come back to an agency for further counselling after a particular counsellor has left. In such situations it can be helpful for the person if their counselling history is available, subject to the normal constraints of confidentiality7. As stated previously, writing records of counselling sessions can be a chore. However, a counsellor who does this diligently will quickly become aware of the advantages. The effectiveness of future counselling sessions may be improved if the counsellor reads the record of previous counselling sessions relating to a person before meeting with them each time. By doing this the counsellor is able to ‘tune in’ to the person right from the start of the interview and will not waste time on unnecessary repetition. Clearly, records need to be detailed, accurate and legible if they are to be maximally useful. However, when writing records, be aware of the confidentiality issue (see Chapter 40) and of the possibility that the legal system may demand that such records be made available to a court. Also, bear in mind when writing records that the person they relate to may later ask to read them. Clearly, a person seeking help has the right to read their own records if they wish to do so.

Learning summary Ideally, report writing should be done immediately after a counselling session. Records need to include: » the date » factual information and details of the person's issues » notes on the process and outcome of the session » notes regarding interventions used, goals set, contracts made and matters to be considered in the future » notes regarding the counsellor's own feelings. Writing records can seem a chore, but a counsellor who keeps diligent records quickly becomes aware of the advantages. Further reading Bor, R. & Watts, M. 2010, The Trainee Handbook: A Guide for Counselling & Psychotherapy Trainees^ 3rd edn, SAGEh London.